Vanaf 1 oktober 2019 moeten er twee nieuwe vermeldingen op de facturen verschijnen:
- het facturatieadres indien dit afwijkt van het afleveradres;
- het nummer van de aankooporder indien deze eerder door de koper werd afgegeven.
De sancties voor inbreuken op de factureringsregels worden versterkt door de invoering van een bestuurlijke boete. Deze nieuwe bepalingen vloeien voort uit de ordonnantie van 24 april 2019 tot herschikking van Titel IV van Boek IV van de Code du Commerce betreffende transparantie, mededingingsbeperkende afspraken en andere verboden praktijken.
De vorm van de factuur
Een factuur is een gedetailleerde nota van verrichte diensten of verkochte goederen. Het moet aan een aantal vormvereisten voldoen:
- ze moet in het Frans geschreven zijn;
- ze moet worden opgesteld in 2 exemplaren, waarvan één, het origineel, voor de klant moet zijn;
- ze moet zijn voorzien van een aantal gedetailleerde vermeldingen (zie hieronder).
Facturen in een vreemde valuta en taal
Een in Frankrijk gevestigde onderneming kan ook, onder bepaalde voorwaarden:
- facturen in een vreemde valuta, op voorwaarde dat de vreemde valuta internationaal erkend en converteerbaar is (bijvoorbeeld in dollar of pond sterling) en dat de terugboeking in de rekeningen van het bedrijf in euro’s gebeurt;
- de factuur opmaken in een vreemde taal (in dit geval kan de overheid ter controle een beëdigde vertaling verlangen).
De verplichte gegevens
De factuurdatum, de datum waarop de factuur wordt verstrekt.
Het factuurnummer, een uniek nummer voor elke factuur op basis van een chronologische en doorlopende reeks, zonder "gat", zodat geen factuur kan worden verwijderd. De nummering kan in afzonderlijke reeksen worden uitgevoerd (bv. met een prefix per jaar), indien de bedrijfsomstandigheden dit rechtvaardigen.
De datum van de verkoop of de levering van de dienst is de datum waarop de levering van de goederen of de verrichting van de diensten werd uitgevoerd (of voltooid).
De identiteit van de verkoper of dienstverlener is de bedrijfsnaam (of naam en voornaam van een individuele ondernemer), adres van de maatschappelijke zetel, facturatieadres (indien verschillend), Siren- of Siret-nummer, NAF-code, rechtsvorm en aandelenkapitaal (voor bedrijven), RCS-nummer en plaats van het registratiekantoor (voor handelaars), nummer in het handelsregister en departement van registratie (voor ambachtslieden).
De identiteit van de afnemer is de bedrijfsnaam (of naam voor een persoon), adres van de klant (tenzij anders vermeld voor een persoon), factuuradres indien verschillend en afleveradres.
Bestelbonnummer is het vooraf door de koper verstrekte nummer, wanneer dit is vastgesteld.
BTW-nummer is het BTW (TVA) identificatienummer van de verkoper en de professionele klant (alleen deze laatste is BTW-plichtig). Deze vermeldingen zijn niet verplicht voor facturen waarvan het bedrag exclusief belastingen niet hoger is dan € 150.
De aanduiding en de telling van de geleverde producten en diensten omvat de aard, het merk en de productreferentie. Materiaal en arbeid voor diensten. Een nauwkeurige omschrijving van hoeveelheid, eenheidsprijs exclusief belasting en BTW, en mogelijke kortingen.
De catalogusprijs is de eenheidsprijs exclusief BTW op verkochte producten of het uurtarief exclusief BTW op geleverde diensten.
Het wettelijk geldende BTW-tarief wordt, wanneer er verschillende BTW-tarieven van toepassing zijn, duidelijk per regel aangegeven.
Prijsverlagingen, zoals kortingen of kwijtschelding op de datum van verkoop of verrichting van diensten, met uitzondering van kortingsverrichtingen die niet op de factuur zijn vermeld.
Het totaal te betalen bedrag exclusief belastingen (exclusief BTW) en inclusief alle belastingen (inclusief BTW).
Met betrekking tot de betaling moet worden vermeld: de (uiterste) betaaldatum, de boetetarieven bij achterstallige betaling en het bedrag van de forfaitaire vergoeding van de invorderingskosten in geval van te late betaling (€ 40).
Speciale informatie
In de volgende bijzondere gevallen moeten deze gegevens op de factuur worden vermeld:
Wanneer de verkoper of dienstverlener lid is van een erkend beheerscentrum of -vereniging, wordt de volgende vermelding toegevoegd:
Lid van een erkende vereniging, betaling per cheque en creditcard wordt aanvaard.
Wanneer de verkoper een vrijstelling van BTW, moet het volgende worden toegevoegd:
BTW niet van toepassing, art. 293 B van het algemeen belastingwetboek.
Wanneer de onderaannemer geen BTW declareert (het is de hoofdaannemer die de BTW declareert (terugname van de BTW), wordt aangegeven:
Bij het bedrag wordt aangegeven:
bedrag exclusief belastingen
Ambachtslieden of micro-ondernemers die een ambachtelijke activiteit uitoefenen waarvoor een professionele verzekering verplicht is, moeten de verzekering die voor de activiteit is afgesloten vermelden.
Wat zijn de sancties voor overtredingen van de factureringsregels?
Ondernemingen die de factureringsregels niet naleven, zijn onderworpen aan een fiscale boete van € 15 per ontbrekende of onjuiste vermelding. Het bedrag van de boete mag echter niet meer bedragen dan een vierde van het bedrag van de factuur.
Vanaf 1 oktober 2019 wordt elke niet-nakoming van de factureringsverplichting tussen beroepsbeoefenaars strafbaar gesteld met een bestuurlijke boete. De boetes variëren van € 75.000 voor een natuurlijke persoon tot € 375.000 voor een rechtspersoon. Deze boete kan worden verdubbeld als de fout binnen 2 jaar na de eerste sanctie wordt herhaald.
Bewaartermijn van facturen
Facturen moeten tien jaar worden bewaard als boekhoudkundige stukken. Ze kunnen op papier of elektronisch worden bewaard.